第一条（目的） 为规范上海市红十字备灾救灾中心（以下简称 “中心”）赈灾救助及应急救援物资（以下简称“专用物资”）的采购，完善采购工作管理，提高采购效率，依据上海市红十字会（以下简称“市红会”）《赈灾救助物资管理办法》、《备灾救灾物资库管理指南》、《招标采购和评标工作管理办法》等相关规定，结合本“中心”物资采购和仓储管理实际，制定本规程。

      第二条（原则） 专用物资采购必须遵循公开、公正、透明、规范的原则，严格遵守有关法律法规和中国红十字会总会有关规定，以及市红会的委托采购要求，依法、按时、保质、保量完成采购任务。

      第三条（定义） 本规程所涉及的专用物资包括“中心”受市红会委托，采购用于各类重大灾害或开展人道救助活动所需物资以及“中心”根据应急装备储备需要，使用财政资金所实施的专项采购。

      第四条（职责） 本“中心”物资管理部作为市红会委托专用采购的承办部门，指定专人负责专用物资的采购。涉及应急设备装备采购的，设备管理部门应配合、协助。

      第五条（计划采购） 物资管理部须在每年8月底前，提交下年度应急装备采购计划及专项预算，经主任会议审核后报市红会初步确认。经市财政预算批准后实施。

      市红会委托的专用物资采购，由市红会落实采购资金并下达采购任务；“中心”根据“采购任务书”的具体要求，承办采购以及相关工作；

      第六条（回填采购） 市红会使用财政资金采购的常备救灾救助物资发放完毕且库存物资低于储备标准时，由“中心”启动回填补仓采购，即请示市红会使用人道救助基金，实施补仓采购。岁末年初的补仓，一般建议按照储备标准的50%采购回填。

      第七条（紧急采购） 根据重大灾害等救灾物资紧急采购需要，由市红会落实定向捐赠或使用人道救助基金，委托急需救灾物资的紧急采购。紧急采购可在三家报价的基础上，按照“等价选优、等优选价”和“就近采购”的原则确定供应商。

      第八条（建立供应商信息库） 为储备采购渠道、实现优化采购，采购员应全面了解、把握专用物资的市场最新动态。按照采购目录，搜集市场价格等相关信息，建立专用物资及供应商信息库，并实时跟踪、及时更新，确保信息的准确、及时、全面。主要信息内容包括：

      1、采购目录和装备清单所涉产品的企业基本信息：

      1.1企业性质、规模以及履行社会责任、参与公益情况；

      1.2相关产品的价格、质量以及服务优势；

      1.3相关产品在业内的知名度和社会的赞誉度；

      1.4中国红十字会总会或民政部门指定供应商；

      1.5政府采购指定供应商。

      2、“中心”采购中标单位的基本信息：

      除需要包括以上第一款1.1—1.5的信息外，还须包含以下动态信息：

      2.1按期交货、货物品质以及售后服务等履约情况；

      2.2同类产品的市场价格调整情况；

      2.3 企业年度经营状况及领导变更情况；

      2.4企业获奖等信息报道和重大负面事件报道；

      2.5其他重要信息。

      第九条（采购招标） 专用物资采购金额总量达到招标采购标准的，必须按规定实施采购招标。

      1、凡市红会委托采购且符合公开招标采购条件或符合固定资产管理标准的专用物资采购，由市红会组织招（评）标；“中心”根据委托要求，协助做好相关工作。

      2、“中心”自行采购的应急装备，需实施招标采购、政府采购的，按照“中心”相关规程实施。

      3、协助市红会开展招（评）标工作，主要包括：

      3.1检索供应商信息，以询价方式初步了解招标采购物资的报价；

      3.2提供竞标单位建议名单；

      3.3根据市红会委托，发放、接收招（投）标书；

      3.4接收、保管、归还投标样品；

      3.5推荐评标专家并协助邀请；

      3.6参与评标会议文件资料印制以及会议服务保障；

      3.7根据市红会确定中标单位，受其委托在3个工作日内向中标单位发出“中标通知书”；向未中标的单位发出“落标通知书”，并在一周内收回、归还投标样品；

      3.8参与招标采购合同的协商、签订。

      第十条（询价采购） 因紧急赈灾等特殊情况，市红会委托本“中心”紧急采购且未确定供应商或无中标单位的，应按照本规程“第七条”要求，实行询价采购(附件1)。

      1、采购人员收到市红会下达的紧急采购指令后，应立即检索供应商信息库，提出3家以上同类商品生产厂家（供应商）作为询价采购单位。报物资管理部主管同意后，通过书面询价方式，了解待购物资的即时报价。

      2、物资管理部在综合评估报价单位产品的质量、价格以及交货时间、售后服务、资信等因素的基础上，选择3家询价供货单位报“中心”评标小组集体审定。

      3、凡属于紧急询价采购的，“中心”评标小组应采取紧急采购审核流程，即收到审核申请资料后，当天完成集体审核，并将审核结果报市红会赈济救护部。

      4、紧急采购可优先选择具有较好合作基础和产品竞争优势原中标单位的。

      第十一条（合同签订与管理） 合同签订与管理。

      1、市红会委托专用物资的采购：

      1.1“中心”收到市红会下达的《物资采购任务书》（附件2）后，由物资管理部主管负责审核所需采购的物资名称、资金来源、采购数量、品质规格、验收办法、送货地点等委托采购要求。如信息不详或执行有异议的，须在得知情况后的2个工作日内沟通、反馈，并及时解决。

      1.2 采购人员应收到《物资采购任务书》的3个工作日内，根据物资采购品种、数量、规格以及供货期限等要求，与供应商洽谈，并拟订《采购合同》（附件3）。

      1.3符合以下情况的采购, 由物资管理部主管组织洽谈和合同拟写:(1)首次采购;(2)金额较大;(3)特殊货物。

      1.4采购合同须包含合同编号、物资品名、规格、单价、采购数量、包装要求、交货期限以及发票抬头等相关信息。

      1.5以市红会名义签订的采购合同，按照市红会合同管理、用印管理等相关规程办理；以“中心”名义的签订采购合同，由物资管理部主管审核、综合办公室主任复核后，交“中心”法人签字，并加盖“中心”合同章。

      2、“中心”财政预算专用物资的采购：

      2.1“中心”自行采购的专用物资，应在预算经费下达后，由相关部门主管根据工作安排，按要求拟订采购计划并报财务部门，采购人员根据用款计划实施采购。

      2.2在“中心”确认或完成采购合同签字盖章后，采购人员应在2个工作日内与供货（服务）商联系，落实供方《物资采购合同》的签订工作。

      2.3采购合同一般一式三份。一份由“中心”物资管理部采购人员使用保管，待合同履行完毕后交综合办公室归档。另一份交采购供应商，作为供货依据。第三份交市红会赈济救护部留存，用于市红会财务部门结算付款（如“中心”自行采购专用物资的，交“中心”财务部门）。

      2.4采购人员应及时做好《采购合同》登记，完成年度统计工作。

      第十二条（合同的变更、解除） 合同的变更、解除：

      1、供应商因各种原因无法履行专用物资采购合同，或要求解除或变更合同的，采购人员须在得知相关情况后，立即报告部门主管和“中心”主任。

      2、专用物资采购合同的变更、解除，必须采用书面形式（包括信件、函电、电传等）。并由物资管理部主管牵头，根据《物资采购合同》相关条款，与供应商协商赔偿、办理相关手续，并报市红会赈济救护部。

      第十三条（采购跟踪） 为确保准时交货，采购人员应在合同约限定交货期限前一周联系供应商，以确保采购物资能按时供应到位。

      如发生供应商无法按时供货，或要求解除或变更采购合同的，采购人员应立即另行选择供应商（如实施招标采购的，可按照评标排序替补3家供应商）。

      第十四条（采购验收） 为确保采购、入库的货物质量、数量无误。专用物资采购到货后，由采购人员、仓库管理人员和物资统计人员等3名以上工作人员，共同参与入库验收工作。

      1、对照物资采购合同的相关要求以及实物样品（或图片），按照《市红会备灾救灾物资库管理指南》第二十一条规定，采取外观质量检验与入库数量清点同步的方法，进行采购专用物资的验收、清点、入库，并填写《(专用物资)采购验收单》（附件4）。

      2、涉及食品和药品的验收，须严格查验生产日期、保质期、产品合格证以及相应批次等信息；涉及专用装备设备的验收，应邀请市红会或相关单位的专业人员参与。

      3、对抽查到的问题产品应及时登记封存，并可提高抽查比例档次；与此同时，由采购人员负责联系供应商，在一周内完成（退）换货等相关工作。

      4、如发现采购物品外包装表面有水渍、尘土、油污等，由物资管理部主管及时组织清洁、换装、修整。

      第十五条（入库手续） 对抽验合格的专用物资，由仓库管理人员在2个工作日内开具“(专用物资)采购入库单”三联单（附件5），所列内容须逐项填写。第一联由仓库管理人员留存、第二联交财务记账人员（存根联）、第三联交采购人员留存。

      第十六条（入库记账） 专用物资入库后，仓库管理人员应按照不同来源、品种、批次，在2个工作日内完成登记入账。

      第十七条（结算付款） 采购物资入库后，采购人员在确认实际入库数与《物资采购合同》采购数量相一致的基础上，在5个工作日内将采购发票和“(专用物资)采购入库单”复印交市红会赈济救护部；在确认市红会财务部门办结采购货款后的2个工作日内，完成 (专用物资)采购合同的登记（附件6）和承办委托采购登记（附件7）。

      第十八条（市场调研） 采购人员应主动、及时做好专用物资的市场信息收集工作，了解相关行情、资讯，跟踪供应商（服务商）的经营业绩和价格变化。

      每年6月、12月就市红会委托采购的常备物资目录，出具市场调研报告，为市红会制定采购计划和落实相关经费提供参考。

      第十九条（合作服务） 物资管理部应结合实际，做好供货（服务）商的维护、联络、宣传工作。

      1、在得知中标单位的一周内，将中标单位相关信息在“中心”网页公示。

      2、依据相关采购通知、中标通知以及历年签约、履约的信息资料，建立供货（服务）单位信息库，实现动态跟踪和数据分析、管理。

      3、与供货（服务）单位保持经常性联系，沟通信息、增进合作。每年一季度，由物资管理部主管牵头，上门走访供货（服务）单位，旨在实地了解供方的运营近况和市场情况，为落实本年度采购任务做好准备。

      4、在供货（服务）单位合作、交往中，积极宣传红十字人道救助理念和依法赈灾的实绩，为企业捐赠提供服务。

      5、每年年末，采购人员应以感谢信的形式，对供货（服务）单位在“中心”应急救灾、货物发运中给予的支持和所做出的贡献表示感谢。

      第二十条（采购纪律） 参与采购工作的相关人员必须遵守以下工作纪律：

      1、在职责以及授权范围内，严格按照相关规定要求，保质保量、按时完成专用物资的采购、询价审价、招评标等任务。

      2、 遵守相关法律法规和“重合同、守信誉”的原则，确保采购合同依法全面履行。

      3、随时掌握采购合同的履行情况，发现问题及时报告、及时处理，确保履约过程有效管控。

      4、自觉拒绝商业贿赂，无法拒绝供货（服务）商请送的，应及时报告并上缴收受的礼品、礼金等。

      5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给单位造成损失。

      第二十一条（违规责任） 工作人员在采购工作中，违反上述工作规程、工作纪律或发生以下行为的，季度工作绩效考核为不合格，造成重大经济损失的，将承担相应的经济处罚：

      1、未严格执行《物资采购任务书》采购，或购进“三无”产品和假冒伪劣产品的；

      2、未经“中心”法人同意，擅自对外签订、变更、解除合同或口头允诺变更、解除合同的；

      3、合同履行中，发现问题不及时汇报、处理，造成合同不能履行或不能完全履行的，延误赈灾工作的；

      4、采购物资入库过程中，清点出现数量有误或未按规定验收进行入库验收的；

      5、未按规定时限、节点完成采购相关工作的；

      6、违反招标等采购工作相关规定，造成不良影响和后果的。

      第二十二条  本规程自2015年11月1日起执行。

     

      附表：（下载）

      1. 询价采购流程

      2. 物资采购任务书

      3. 采购合同

      4.(专用物资)采购验收单

      5.(专用物资)采购入库单

      6. (专用物资)采购合同台账

      7.承办委托采购明细台账