第一章    总  则

第一条  为规范赈灾救助物资（以下简称“救灾物资”）的管理，根据上海市红十字会《赈灾救助物资管理办法》以及《备灾救灾物资库管理指南》（以下简称“指南”），结合上海市红十字备灾救灾中心（以下简称“中心”）实际，制定本规程。

第二条  主要来源

（一）自行采购物资：

1、财政资金采购：通过申请财政年度专项预算资金，按照财政资金使用规定采购的救灾物资。

2、人道救助资金采购：使用上海市红十字会人道救助基金采购的救灾物资。

（二）社会捐赠物资：企事业单位、社会组织及个人捐赠的物资。

（三）调拨物资：由市红会以及政府有关部门调拨的物资。

（四）转交物资：由海关转交市红会的罚没物资。

第二章    入库管理

第三条  入库交接

“中心”严格执行“指南”第四章第二十一条的规定，组织开展救灾物资接收、抽检、入库、登记工作。

物资管理部负责仓储物资管理人员（以下简称“库管人员”）接到市红会下达的“物资入库通知”（附表1）后的2个工作日内，与供（交）货方联系，确认物资数量、规格；交货的时间、地点、方式；物资包装形式、批次体量及装卸要求等事项。

若需自行提货的，由采购人员（或库管人员）根据物资批次体量，计算运输吨位及所需车辆数，并预定提货车辆，现场提货。

第四条  单据核对

物资到达后，采购人员、财务记账人员（以下简称“财务人员”）、库管人员应对照原始单据（采购任务书、物资调拨单、捐赠协议、配送单、出库单等）以及市红会下达的“物资入库通知”，核对物资是否相符。食品、药品等特殊物资还必须核对批次、保质期、合格证、批件等证明。

第五条  质量抽验

采购人员、库管人员应在装（卸）货过程中，对物资名称、数量进行核对、清点，对外包装进行检查；并按照“指南”第四章第二十一条规定的抽检比例，进行质量抽检，并做好抽验记录（附表2）。

如物资外包装带有少量水渍、尘土等，但未影响内包装及保存状态的，应清洁或翻箱整理后接收入库；如外包装有大量水渍、油污或破损等已影响物资保存达标的，须翻箱整理方可入库；如发现物资破损严重或超过保质期限等无法用于救灾救助的，或数量、质量与采购合同不符合的，应及时联系退（换）货。

第六条  入库登记

库管人员完成物资验收后，应在2个工作日内开具“物资入库单”三联单（附表3），第一联由库管人员留存、第二联交财务人员、第三联交市红会赈济部，并做好“出入库台账”（附表4）登记。

财务人员应在收到“物资入库单”后的3个工作日内，对货物数量进行复核，登陆“物资管理信息系统”完成入库确认。

第三章    出库管理

第七条  发运联系

“中心”严格执行“指南”第四章第二十二条的规定，组织开展救灾物资出库、发运（送）工作。

库管人员接到市红会下达的“物资出库通知”（附表5）后，应立即拟订发运日期，通知采购人员、财务人员做好出库准备，并根据出库物资品种及数量、体积，估算运输吨位及所需车辆、仓位、车皮。同时与接收方确认收货地址、提单接收人及相关信息；联系市红会赈济救护部，确认发运监管人员，做好出库发运准备。

采购人员（或库管人员）负责根据拟订的发运日期，联系、协调运输单位，预订车皮（舱位），传真发运申请函（附表6），并提供提货单接收人信息与发运清单（附表7）。

第八条  清点装运

库管人员得知物资的出库日期后，应立即根据出库物资的品种、数量及不同的发运地和车辆安排，会同采购人员拟订装车方案，并做好叉车等装卸设备、工具的检查、准备。

物资出库装运以“安全、规范、高效”为原则，由物资管理部负责人组织实施，由库管人员、财务人员、市红会发运监管人员（即“三方参与”）在装运现场对出库物资进行清点、核对，并签字确认。库管人员应对出库物资进行库存复核。

第九条  运输保障

若物资外包装上无红十字标识，则必须在醒目处粘贴红十字标签。装车完成后，应在车辆的显著位置悬挂“上海市红十字会救灾物资”标识。由综合办公室印制“救灾物资通行证明”（附表8），交物资管理部随车押运人员备用。

第十条  交接发运

1、“中心”现场出库交运：出库物资经“三方核对”后，由库管人员与接收人（或市内公路承运人）进行清点交接，确认无误后，双方在“发货点验单”（附表9）上签字。

2、委托铁路（航空）运输：物资管理部应派专人负责随车押运至抵达物资启运点，与铁路（航空）承运商进行交接，确认无误后双方在“发货点验单”上签字。

3、委托铁路（公路）专用集装箱（车皮）运输：物资管理部应安排专人对车皮（集装箱）的封锁拍照留影，并记录车皮号（集装箱号）、封锁号等相关信息。

4、涉及重大灾害定向捐赠物资的发运：按照《上海市红十字会备灾救灾物资库管理指南》第四章第二十三条，以及“中心“《赈灾救助物资应急发运规程》规定执行。

5、物资装车发运后，库管人员应在24小时内将发运信息告知接收人，并及时跟踪物资抵达情况，1个月内收讫接收人签收的“物资收据”。

第十一条  记账确认

库管人员在物资发运后的2个工作日内，开具“物资出库单”三联单（附表10），第一联由库管人员留存归档、第二联交财务人员、第三联交市红会赈济部，同时登记“出入库台账”。

财务人员在收到上述“物资出库单”后的2个工作日内，在“物资管理信息系统”进行“出库”确认操作；在收到接收人的“物资收据”后，及时完成“送达”确认操作。

第四章    在库管理

第十二条 专人负责

物资仓库及仓储物资应指定专职人员负责。任何人不得随意进出，因工作需要临时进出的，须办理登记手续（附表11）。除库管人员以外的“中心”工作人员、志愿者，在作业完毕后亦不得单独在仓库内逗留。

第十三条 安全措施

非作业日（含作业时人员暂时离岗）库房门窗应关闭上锁，库房窗体应加装防盗铁栅栏和遮光帘。库管人员每天对库内环境及仓储物资进行巡查，确保监控探头功能正常，门窗及防盗设施完好、消防器材在位，物资定位及外观正常，并做好检查记录（附表12）和相关工作日志。

如发现异常情况，应立即保护好现场，并报部门负责人组织处理；情况较为严重的，应报“中心”负责人，一并查勘、评估；涉及失窃的，应及时报案。

一般设备故障应及时报修，并跟踪落实。若因工程需要在库内使用明火的，须报“中心”消防安全员审核，并由库管人员等相关人员到场，放置易燃作业告示牌。

库房内及周边严禁存放易燃易爆物品，库内严禁吸烟。如发生火情等安全突发事件，按照“中心”《库房灾害事故突发事件应急处置预案》要求处置，并报告上级主管部门。

第十四条  技防措施

库管人员每天对库内温湿度情况进行检查、记录和干预。根据库内外温湿度比较，可采取自然通风晾库、开启除湿机等措施，使库内相对湿度保持在70%以下。

库管人员在物资入库和日常检查中，应注意查看外包装是否有虫、鼠害迹象，并有效落实防火、防潮、防尘、防盗、防鼠措施。如有发现，须及时组织翻换箱包，并使用驱虫剂、鼠笼等进行干预。

库管人员每周对各库区保洁除尘一次，确保库内环境符合物资仓储和保存的要求，并做好保洁记录；每次物资出入库以及参观接待、志愿服务等库房开放（或作业）后3个工作日内，由物资管理部负责人组织专项清理，恢复干净整洁的库容库貌。

在每年汛期或连续暴雨，物资管理部负责人应实时关注暴雨、雷电预报，会同相关部门提前组织人员安装防汛挡板、查防渗漏隐患、疏通雨沟水管。当气象台发布橙色预警以上时，应加强库房巡查（至少上午9:00、中午12:00、下午4:00各一次）。预警解除后，及时组织开展库内全面巡查，发现问题及时处理并报“中心”负责人。

第十五条  标准化管理

“中心”按照赈灾救助物资、市红会代管物资、应急救援队及野战医院演练物资等，对仓储物资实施分库保管。备灾物资集中存放于第三、四仓库、代管物资按委托部门存放于第二仓库、应急救援队及野战医院物资按单元存放于第一、第二仓库、字画等特殊物资存放于专用仓库。

暂存物资或需要整理翻箱后才能上架定位的物资，一般采取堆码放置。采取库内堆码放置的，严格按照“指南”第五章第二十九条、第三十条、第三十一条规定，采取交错式堆码法，垛与墙、柱、消防设备以及垛与垛的空间，以不影响消防通道与正常作业为标准；因特殊情况，采取库外临时堆码放置的，须采取相应的措施，如加盖油布、提高物资仓板、仓笼、衬垫与地面的距离等。

货架仓储采取插卡式货卡、仓笼或堆垛采取立牌式货卡。库管人员应在物资出入库记账后的2个工作日内，做好仓储货卡信息的更新。每个仓库的“仓储信息汇总表”须与仓储货卡同步更新；在第四仓库设置“仓储物资库位配置”电子屏。

根据市红会《常备救灾物资目录》以及备灾物资储存常量的规定，“中心”就库存赈灾救助物资的动态变化，及时向市红会赈济部提出发放、回填、处理建议，以保障仓储物资的良好品质和有效的物流机制（有保质期的，确保发放时间在保质期前的6个月以上；无保质期的，确保储存年限不大于5年）。

按照“先进先出”原则，对于使用财政资金采购的备灾物资，遵循当年采购当年出库使用的原则，每年11月底由库管人员盘库，如有库存应向市红会赈济部提出物资发放建议。每年年底至次年备灾物资财政专项采购任务下达之前，相关备灾物资的库存量一般保持在储存常量50%即可。

第十六条  信息库及统计管理

库管人员、财务人员按各自分工及时完成信息录入更新和统计工作。库管人员负责实时对“物资管理信息系统”中数据更新情况进行复核确认，每月对财务人员制作的物资报表（附表13）进行核对、签字确认。

物资管理部负责人应在每月底，对库存赈灾救助物资及仓库管理工作进行检查，并审核相关统计和记录。每月10日前，由财务人员将上月度物资统计表报“中心”负责人审核后，报市红会财务部门。

第十七条  设备配备与管理

“中心”物资仓库配备叉车、液压车等装卸搬运设备，托盘、仓笼、钢架等仓储设备，温湿度记录仪、除湿机等技防设备，灭火器、监视器等安全设备。

库管人员定期对上述设备进行检查与维护，需专业保养的设备应委托专业单位进行保养。仓储设备维保应纳入月度工作计划管理，并做好保养记录（附表14）。

第五章    盘点处理

第十八条  仓储物资盘点

库管人员、财务人员应在每月底进行月度物资盘点；在每6月底、12月底，由库管人员、财务人员、市红会赈济部相关人员三方参与，进行半年度仓储物资盘点，并由库管人员拟订书面报告（附表15），参与人员签字确认。

如盘点发现物资数量与账面数量不符，由“中心”负责人组织综合办公室、物资管理部及时查明原因，并报市红会。库管人员、财务人员应在盘点盈亏处理报告经核准后的5个工作日内，更新库存台账与“物资管理信息系统“数据。

第十九条  报废报损申请

盘点或检查过程中若发现物资变质、受损，不能继续使用、需要报废报损的，由物资管理部负责人牵头组织报废报损评估，并填写“物资报废处理单”（附表16），报“中心”负责人签发后，报市红会。

因特殊情况，造成批量报废报损的，严格按照《指南》第三十九条执行。

第二十条  实物报废

由“中心”负责人组织综合办公室、物资管理部等，确定报废物资的处置方式和委托处理单位。物资管理部采购人员应提前联系报废物资接收处理单位、委托报废物资运输单位并通知市红会相关部门；采购人员、库管人员按出库要求办理报废物资交接；报废物资的销毁，应由财务人员、库管人员、采购人员（或市红会主管部门监管人员）3人共同参与，并拍照留影、做好记录，与报废物资处理单位开具的“报废处理单据”一并留档。

第六章    作业安全

第二十一条  作业防护

进行物资出（入）库装卸作业时，作业人员应穿着工作服、工作鞋，做好个人防护，非作业人员不得擅自在作业区逗留。

第二十二条  装卸作业

运输车装卸时，作业人员车上车下要呼应配合；装车时要注意物资数量不漏不错、物资装卸不超不偏，严防倒塌、坠落和亏吨；不同接收地的物资要分车装载，同一接收单位的物资要集中装载。

第二十三条  叉车作业

叉车驾驶员必须接受专业培训并取得叉车驾驶证，且定期接受复训验证。严禁酒后驾驶、疲劳驾驶。

叉车操作须严格执行安全作业规定，驾驶前须检查车况，确保正常时方可驾驶；驾驶时须预防物资倾翻，注意操作平稳安全，叉运高度超过2米等情况的，须安排地面协同人员1人，严禁超重、超高、超速行驶；离开叉车前须拉紧手闸，并取下钥匙。

第七章    相关责任

第二十四条  物资管理人员在工作中，未按照上述工作规程操作或发生以下行为的，季度工作绩效考核为不合格，造成重大经济损失的，将承担相应的经济处罚：

1、入库物资数量清点有误或未按规定比例抽验入库物资的；

2、发出（运）物资数量清点有误或出库物资出现缺损的；

3、仓储赈灾救助物资发生遗失、变质或未及时发现，造成不良影响的；

4、因防范不当或不按规定操作，发生安全事故或工伤的；

5、录入、统计、复核以及维保、报修失误，造成不良后果和影响的；

6、库房内存放个人物品、易燃易爆物品或在库内吸烟的。